PTA総会の意義と書面総会・オンライン議決のやり方とメリット とは?

PTA総会の意義 書面総会・オンライン総会のやり方とメリットとは? PTA
PTA総会の意義 書面総会・オンライン総会のやり方とメリットとは?

毎年、おこなわれているPTA総会が、何のためにおこなわれて、どいう意味があるのか知らない人も多いのではないでしょうか?

今回は、PTA総会はどんな意義があるのか?
コロナ禍で増えた書面総会、オンライン議決が、PTA業務縮小になるのかについても、わかりやすく書いていきたいと思います。

PTA総会はPTAの最高決議機関

総会とは特定の組織や団体に所属する者が集まって行う会合のことなので、PTA総会はPTA会員が集まって行う会合ということになります。
総会はPTAの最高決議機関です。

PTA総会には年度初めに行われる定期総会とPTA運営上必要な場合に行われる臨時総会があります。

総会の決議事項は前年度の事業報告と新年度の事業案の承認

主に総会で決議される事項には以下のものがあります。
・前年度の事業報告
・前年度の決算報告
・新年度の役員の承認
・新年度の事業計画(案)の承認
・新年度の会計予算(案)の承認

上の五項目はPTA総会で毎回、決議される事項です。他に必要であればPTA規約改正(案)の承認をする場合もあります。

総会で決議されてはじめて新年度のことが正式に決まるので、総会で決議されるまでは、新年度役員は新年度役員候補者と呼びますし、新年度の事業計画、会計予算には(案)をつけます。

決議は拍手や挙手を用いておこなわれます。

PTA総会の出席と委任状

PTA総会はPTAの最高決議機関なので、本来は全ての会員に来てもらうことが望ましいのですが、平日に行われることの多い総会に全ての保護者がくることはできません。
またPTA会員である先生方も授業中なのでくることはできません。

出席できない場合は委任状を出してもらう学校が多いと思います。
委任状の内容も学校によって違います。
・議決権を議長に委任するもの
・議決権を誰に委任するか記入できるもの
・それぞれの議題について賛成、反対を記載できるもの
・質問事項も記入できるもの
などがあります。

総会には行けなくても議題について賛成、反対を表明できるような委任状であれば、多くの会員の意見を表した決議となるので最高決議機関であるPTA総会の意味に合う委任状になると思います。

台本通りのPTA総会の必要性は?

多くの学校ではPTA総会は台本通り滞りなく進行していくと思います。
質問時間が設けられていても、質問が出ないことも多いです。

そんな台本通りのPTA総会が必要なのか疑問に思う方もいるかもしれませんが、私は必要だと思います。

PTAの活動には、会員の方の払ったPTA会費が使われています。
学校によっては年間で100万円以上のお金が動いています。
そのお金がきちんとPTAの本来の目的である児童生徒の健全な発達のために使われているのか?
例えば、社会見学や懇親会と称した一部のPTA役員の高額な飲食に使われていないか?
それについて公に確認したり、質問できるのがPTA総会です。

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もちろん多くの学校では、PTA会費を児童生徒の健全な発達のために使っていると思います。
でも、総会という場がなければ、いつか不正をする役員が現れるかもしれない。
不正がないように見守る機関としても、PTA総会は重要だと思います。

書面総会のやり方と集計業務削減の工夫

2020年度はコロナ禍で、例年PTA総会がおこなわれている時期に多くの学校が休校していました。
そのため、総会を書面議決、オンライン議決で行った学校が多かったと思います。

書面議決とは総会での決議事項の賛成・反対を書面で提出してもらうことです。

書面総会
書面総会

このような書簡を作り、全会員に配布します。

ほとんどの方が全議案に賛成だと思いますので、「反対の場合のみ提出」だと役員の集計業務の負担を減らすことができます。

総会と同様で賛成多数で、各議案は可決されることになります。
書面総会が終わりましたら、各議案が可決されたか否決されたかの書簡を配布します。

オンライン議決のやり方とメリットは?

オンライン議決はGoogleフォームやメールなどを使ってネット上で各議案に賛成か反対かを提出してもらうことです。

Googleフォームだと自動集計してくれるので便利です。
オンライン議決だと、学校に行かなくても家での作業だけで集計できるというメリットがあります。

とても便利なオンライン議決ですが、やり方がわからないという保護者がいることもあるので、必要な人には書面議決もできるようにしておくのがいいと思います。

書面議決のメリットとは?

総会準備は多くの業務を必要とします。

①前年度役員は、各報告書を作り、新年度役員は事業計画案、会計予算案を作ります。
②全会員分、印刷し、ホッチキス止めして冊子を作る
③総会の台本を作り、PTA役員に配布
④質問された時のための資料作り
⑤総会リハーサル
⑥会場作り

書面議決を利用すると、③④⑤⑥を省略することができ、新たに書面議決をお願いするための書簡配布、議決集計が加わります。

④質問されたの時のための資料作りに、私の学校では多くの時間を使っていました。質問された場合にその場でスムーズに答えなければいけないからです。
書面での質問であれば、しっかり調べて文書で回答することができ、その回答を全世帯に配布することができるので、総会で口頭で回答するよりも周知できるのではないかと思います。

もう1つの大きなメリットは集まらなくていいことです。
保護者の人もPTA総会のために仕事を休む必要がありませんし、特にコロナ禍で保護者が集まらなくていいことはとても大きなメリットだと思います。

これからの時代に合ったPTAの形として、広く書面総会が活用されるといいと思います。

書面総会のデメリットとは?

書面総会のデメリットは、集まらないことです。

例えば、PTA会費を役員が横領するなど、不正なことがおこなわれたとします。
書面総会で会計報告議案に反対したとしても、不正を知らない保護者の賛成が過半数を超えれば可決されることとなります。
書面で質問しても、明確な回答がないことも考えられます。

もし書面総会で納得できない時には、臨時総会を開くことができます。
それぞれの学校のPTA規約に、臨時総会を開く要件が書かれていると思いますが、例えば全会員の3分の1の要求がある場合や、学級委員の過半数の要求があった時に臨時総会を開くことができるとされていることがあります。

書面総会という選択肢も検討しよう

2020年度はコロナの影響で書面総会にした学校が多かったと思いますが、コロナが収束してきたら元の形のPTA総会に戻す学校も多いかもしれません。

書面総会は、PTA役員の業務削減や出席する会員の負担を減らすなど、感染防止というだけではないメリットもたくさんあります。

人が集まれるようになったから、当然のように元の形に戻すのではなくて、書面総会で問題があったのか、元の形の総会の方がいいのかをきちんと検討して、それぞれの今の学校にあった総会が開かれるといいと思います。

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