今回は、PTAの理事会などの会議を効率化する方法を記事にしたいと思います。
多くのPTAでは定期的に理事会などの会議を行っていると思います。
年に１度のPTA総会と、定期理事会が、PTA規約に明記されている学校も多いのではないでしょうか。
理事会義を、効率的に進めていく方法や、そもそもコロナが、多くの学校行事に影響を与えている中で、集まる必要性があるのかについて、考えていきたいと思います。
PTAの理事会とは？
私の学校のPTA規約では、年に１回のPTA総会と、２ヵ月に１度の理事会を行うことが明記されていました。
学校によっては、理事会を毎月行うところもあると思います。
理事は、私の学校では、PTA役員・学級委員長・専門部長・専門副部長・地域委員・校長・教頭と学年主任の先生で、４０人程度でした。
私の学校では、平日の午前中に理事会を行っていましたので、担任を持ってる先生は毎回、欠席で委任状を出してもらってました。
PTAの理事会議のすすめ方
私の学校での理事会議の進め方は 以下の手順でした
理事会の通知を配布
理事全員に、理事会開催の通知を配布し、活動報告書と議題を提出してもらいます。
各理事は、前回の理事会から 今回の理事会までに 活動したことを活動報告書に記入します。
提出日から理事会当日までに、活動予定のことは（予定）として記入します。
議題は 理事会で話し合いたいことがある場合には 記入します。
活動報告書と議題を回収し、理事会資料作成
理事会の活動報告書と議題が回収できたら、それに基づいて書記が理事会用の資料を作成します。
活動報告書は、４割付裏表で全員分印刷し、配布します。
議題は、内容によっては記入した理事に詳細を確認して、資料に載せます。
理事会用資料を理事人数分、印刷・ホチキス止めします。
理事会当日・役員からの連絡事項・理事からの活動報告
ここからは理事会当日の流れです。
まずは校長先生とPTA会長にあいさつをしてもらいます。
その後はPTA役員からの連絡事項や理事からの活動報告です。
理事会当日・議題の審議
事前に提出された議題や、当日に口頭で提出された議題について審議し、多数決で決めたり、代替案を出し合ったりします。
理事会終了後・議事録の作成
理事会終了後、書記が議事録を作成し、印刷、保存します。
効率化① 活動報告提出はLINEグループで
活動報告を、手書き文書で行っていたのですが、配布と回収の手間がありますし、それを４割付し理事分印刷すると、理事資料枚数が増えます。
そこで理事のLINEグループで、提出してもらうことにしました。管理のしやすさを考えて、トークではなく、ノートのコメント欄に活動報告を書いてもらいました。
書記としては、理事の活動報告をまとめてタイピングする手間は増えてしまいますが、今までの印刷する手間を考えると、その方が時短になるとのことでした。
効率化② 活動報告は読み上げない
私の学校では、書記が議事録を作成するために、理事会の発言は全てマイクを通して発言し、録音していました。
自分が書いたものを読み上げる、（予定）として書いていたものは、実際に活動したのなら、（予定）を消してもらうように言う。
ほとんどの場合、予定通りの活動ですし、わざわざマイクをまわしてまで言う必要はないと思い、それぞれが読み上げるのを廃止しました。
議長が「提出した活動報告に何か訂正があれば言ってください」と言って、訂正がないのであれば、それで活動報告は終了です。
効率化③ 集まる必要性を考える
根本的な問題として、このコロナ禍で、４０人の大人が、わざわざ集まる必要性があるのかを考えるべきだと思います。
活動報告だけで、終わる理事会は集まる必要性がない
理事会の、ほとんどの時間は、活動報告で終わります。効率化②のように活動報告を読み上げないとすると、ほんの１５分程度で理事会は終了します。
この理事会に、仕事を半休したり、パートを休んで給料を減らしてまで、出席する必要があるのか疑問に思います。
役員からの連絡事項と活動報告資料を理事に配布し、「疑問点があれば役員まで聞いてください」でいいと思います。
書面議決やオンライン議決の利用もできる
何か 決めなければいけない議題があるのだとすれば、集まる必要があるかもしれません。
コロナ禍で、会議や飲み会のオンラインも増え、一般的になりました。
しかし、人間の一番、優れたコミュニケーションが実際に会うことであることは、誰も否定できないと思います。
何人かで話してるうちに、いろんなアイデアがでて、よりよい結果に結びつくことは多々、あると思います。
その議題が、きちんと集まって話すべき議題なのか、文書の説明を読んで、可決か否決かを判断できるような議題なのかを見極める必要があります。
関連記事→PTA総会の意義と書面総会・オンライン議決のやり方とメリット とは？
私の学校で理事会で話し合われた議題では、「社会見学の廃止」「ベルマークの廃止」「卒業式謝辞の廃止」などがありましたが、廃止に反対する人はいなく、書面議決で十分だったと思います。
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コロナ禍で生まれた 集まらないという選択肢
私が、最初にPTA役員をしたのは２０１９年、コロナ流行前の年でした。
前述の理由で 理事会は必要なのか？という話は 役員内ではしていましたが、PTA規約に２ヵ月に１度の理事会が明記してあるので、理事会をやめるには規約を改正する必要がありました。
PTA規約の改正には 総会で可決する必要があり、年度途中での規約改正は難しかったため、今年度はこのまま理事会を続けて、次年度の総会で規約改正を経て、定期理事会をなくすことにして、規約改正の準備を進めていました。
２０２０年３月、コロナによって、学校の一斉休校が決まり、２０１９年度最後の理事会はできませんでした。
最後の理事会で規約改正について、理事会の承認を得る予定でしたができなかったので、急きょ、オンライン議決で理事の承認を得ることになりました。
２０２０年度の総会も開けなかったので、書面議決で可決し規約を改正しました。
私の住んでいるのは、現在、緊急事態宣言がでている地域であり、参観などの学校行事は２０２０年度から全てなくなっている状況ですので、PTAの会合もありません。
P連もオンライン総会でした。
上記のnoteは、乙武洋匡さんのもので、コロナ禍で増えたオンラインやリモートという選択肢を、コロナが消え失せても、なくさないで欲しいという内容のものです。
PTAにおいても、それは同じで、コロナをきっかけに増えた選択肢、例えば理事会義で集まらずに書面報告にする、書面議決にする・という選択肢を、コロナが消え失せた後に、元に戻す必要があるかどうかをしっかりと考えるべきだと思います。
休校期間もあった２０２０年度には、PTAの活動が、どの学校でも縮小されたと思います。
しかし、地域によっては、２０２１年度になって元通りにPTA活動を行っているようです。
去年、コロナでやらなかったPTA活動やPTA会議は、やらなくて困りましたか。
もし、やらなくても困らなかったなら、する必要はないかもしれません。
もちろん、やりたい人が任意で集まって、活動するならいいと思います。
しかし、任意加入を周知していなかったり、やりたくない人に無理にやらせてまでする活動ではないと私は、思います。
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