PTAのお手紙を電子化(IT化)簡単無料LINE公式アカウント ペーパーレスで業務縮小!

PTAのお手紙を電子化! PTA
PTAのお手紙を電子化!

ここ数年、PTAお手紙のの電子化やペーパーレスが進んできている学校が多いと思います。
色んな方法でIT化を進めている学校があると思いますが、今回は簡単に無料で導入できるLINE公式アカウントで、PTAの業務縮小できる方法を記事にしたいと思います。

PTAのお手紙配布に必要な業務とは?

PTAのお手紙(書簡)を配布するのに必要な業務は
①担当役員で内容を決定
②書記がお手紙を作成
③会長、副会長、校長先生、教頭先生がお手紙確認。必要であれば修正。
④PTA会員(家庭数)+予備を印刷
⑤各クラスの家庭数に分けてお手紙ボックスに入れておく

PTAから役員への連絡を電子化できれば、④⑤を削減できます。

またお手紙の電子化で、コピー用紙の節約と買いに行く手間もなくすことができます。

もう1つのメリットとしては、すぐに手軽に送れることです。
たとえば、PTAのアンケートを紙で配布して、その締め切り前日に、
「明日がアンケートの締め切りなので、よろしくお願いします」
と送るなどリマインダー的にも使えます。

関連記事→ 私がPTA業務を縮小した方がいいと思う理由

PTAのお手紙にLINE公式アカウントがおすすめな理由

LINEはユーザーが多い!LINE公式アカウントにもなじみがある。

せっかくお手紙の電子化を始めても多くの人に登録してもらわないと意味がありません。

LINEはスマホを持っている多くの人が使っているアプリで、利用率は96%だそうです。
LINE公式アカウントも多くの企業やお店が導入していて、多くの方が登録したことがあると思います。
多くの人が初めて知るシステムで始めると、よくわからない、めんどくさいという人がいて、登録率が下がる可能性が高いので、多くの人になじみのあるLINEを使うのはおすすめです。

無料メール配信サービスだと広告付きの場合も

メールアドレスも多くの方が保有していると思いますので、無料のメール配信サービスを利用する方法もありますが、無料のものは広告付きである場合が多いです。

LINE公式アカウントは月1000通まで無料!

LINE公式アカウントは月1000通までは無料です。
PTAの予算を、何か新しいことに使うならば、理事会の承認を得ないといけません。
無料であれば、とりあえず始めてみる!ができます。

登録者のLINE IDは配信者にはわからない

自分のLINE IDを、教えたくない人もいます。
LINE公式アカウントは、そのアカウントにメッセージを送らない限りは誰が登録しているかを知ることはできませんので、個人情報の保護という観点からも良いと思います。

LINE公式アカウントの無料の条件とは?

LINE公式アカウントは無料で始められると書きましたが、まずは無料になる条件について詳しく書いていきたいと思います。

 フリープランライトプランスタンダードプラン
月額固定費無料5,000円15,000円
無料メッセージ通数1000通15000通45000通
追加メッセージ料金不可5円~3円
LINE公式アカウント料金プラン

参考サイト
料金プラン|LINE for Business (linebiz.com)

フリープランだと月額固定費無料で使えます。
料金プランの違いは無料メッセージ通数の違いです。

フリープランだと月に1000通までなら無料でメッセージを送れます。
メッセージは、3吹き出しまでを1回とし、「メッセージを送った回数×送った友だちの数」を「通数」としてカウントします。
例えば登録数が200件だとすれば、月に5回まで無料、
登録数が500件なら、月に2回までは無料ということになります。
また登録後、すぐに送られるあいさつメッセージや個別のメッセージに応答したメッセージは通数にはカウントされません。

学校の規模によって登録者数は変わってくると思いますが、月に1000通で多くの学校は足りるのではないでしょうか。
1000通では足りなくなった時には、月の途中でもフリープランからライトプランへの変更が可能で月額費用も無料メッセージ数も日割りで計算されます。

公式LINEアカウントは1家庭につき複数人の保護者が登録した場合には家庭数以上の登録者になる場合もあります。登録者数を見て、プランを検討してもよいと思います。

また家庭数以内の登録にしたい場合は、公式LINEアカウント登録のお願いのお手紙で1家庭に1登録にしてもらえるように書いてもいいかもしれません。

登録簡単ですぐに始められるLINE公式アカウント

LINE公式アカウントはスマホだけでも簡単に始められます!
スマホでの登録方法を、くわしく説明していきたいと思います。

↓まずはLINEビジネスIDを作成します。
LINEビジネスID作成
LINE公式アカウントを始めるのに、既存のLINEアカウントを使って始めることもできますが、これからの運用や次年度に引き継ぐ可能性も考えてLINEビジネスIDで始めるのがおすすめです。

メールアドレスを入力すると、登録用のリンクが送られてきます。
今後、メールアドレスでログインすることになるので、複数人の管理や次年度の引継ぎを考えているのならば、新しいメールアドレスを取得するのもいいでしょう。
名前は、ほかのユーザーに表示される名前となりますので〇〇小学校PTAなどと入力しましょう。
その後の広告アカウントの作成はキャンセルしてOKです。

次に自分のスマホに「LINE公式アカウント」のアプリをダウンロードします。
iPhoneでもAndroidでも可能です。
App Store、Google PlayでLINE公式アカウントで検索してみてください。

LINE公式アカウントアプリ
LINE公式アカウントアプリ

メールアドレスでログイン→ビジネスアカウントで、さきほど作ったビジネスIDのメールアドレスとパスワードを入力します。

ご利用のLINEアカウントを友だち追加することをおすすめされます。
他のユーザーにどのようにみえているか確認できるので、登録してみることをおすすめします。

LINE公式アカウントのアプリのホームはこのような画面です。

ホーム画面
ホーム画面

応答メッセージとはメッセージを受信したときに自動で送信するメッセージです。
登録者が公式LINEアカウントに対してメッセージを送った場合に、チャットできるようにするかどうかを選べます。初期設定では登録者の個別メッセージに対して自動応答になってますので、必要に応じてチャットにしましょう。
設定→応答で色々な設定をできます。

あいさつメッセージとは登録してすぐに届くメッセージのことです。

LINE公式アカウントを、PTA会員の方に登録してもらうのにQRコードをお手紙で配布する方法が一般的だと思います。
QRコードは「友達を増やす→QRコード」で表示することができますので、それを印刷して配布しましょう。

LINE公式アカウントはPCのWEB版もあります。
LINE for BussinessのLINE公式アカウントにログインすれば利用できます。

登録しない人への対応をどうするか?

LINEの普及率が高く、多くの人が使っているとはいえ、スマホを持ってない人もいるし、LINEを使わない人もいるので登録率が100%にはなりません。
また1つの家庭で複数人の登録もあり得るので、今の世帯の何パーセントの人が登録してくれたのかを正確に把握することも難しいです。

登録しない人への配慮として
・希望する人には紙の手紙を配布する
・学校の掲示板に貼る・PTA書簡ファイルを作って学校で閲覧可能にする
・PTAブログに、同じ内容を投稿する
などが考えられます。実情に合わせて選ぶといいと思います。

全家庭に確実に見てもらいたいお手紙や回答が必要なお手紙は今まで通り、紙で配布するのもよいと思います。

次年度役員がLINE公式アカウントを引き継ぐか?

次年度の役員が決まったら、LINE公式アカウントを次年度も引き継ぐのかどうか確認しておきましょう。
もし次年度に引き継がないのならアカウントは削除してよいと思います。

年度の最後には、次年度、本学校のPTA会員でなくなる人には登録解除してもらうようにお願いしておきましょう。

LINE公式アカウントでPTA業務削減!

PTAでのIT化、ペーパーレスで家の作業だけで、全ての業務が終わります。
コロナ禍で、集まる必要がないのも大きなメリットと言えます。

今回は無料で簡単に利用できるLINE公式アカウントを紹介しましたが、PTAブログ・メール配信サービス・クラウドサービスなどPTA業務をIT化できるツールはたくさんあります。
それぞれの学校の実情に合わして便利に利用して、PTAが業務削減して少ない役員でも負担の大きくない任意活動のPTAが実現してくれればいいと思います。

PTA業務縮小の具体例の記事一覧

合わせて読みたい→ PTA役員の免除の儀式とは?免除規定と免除という言葉の違和感

↓他にもPTA業務削減の具体例を色々、記事にしています。

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